Aprende cómo ser más productivo utilizando la metodología de los Objetivos y Resultados Clave 📝 - Educa Sistemas

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martes, 12 de marzo de 2019

Aprende cómo ser más productivo utilizando la metodología de los Objetivos y Resultados Clave 📝




Mi vida es una ratonera. Cada día me levanto y comienzo a correr en la rueda de mi trabajo hasta no dar más. Llega la noche y no tengo más ganas que irme a descansar para, al día siguiente, volver a hacer lo mismo.
Mi vida es una carrera corta. Cada día me preparo para dar lo mejor de mí porque sé claramente a donde tengo que llegar y que debo hacer para lograrlo. Me energiza el avanzar y construir hacia un objetivo mayor de manera pro-activa.
Un mismo trabajo, una misma vida y dos visiones opuestas.

A continuación aprenderemos a organizar nuestros proyectos en objetivos y resultados clave que nos permitan lograr mucho más en mucho menos tiempo.

De-construyendo tus proyectos


Deconstruír: Deshacer analíticamente los elementos que constituyen una estructura conceptual. — Real Academia de la Lengua Española.
Todos tenemos objetivos de distintos tamaños, tiempos colores y sabores. Desde aquellos que esperas completar en varios años hasta lo que tienes que hacer en los próximos 30 minutos. En nuestra mente todo se confunde y es complicado desenredar toda esta maraña de ideas, sentimientos, miedos y satisfacciones.

La semana como unidad de medida de tiempo


En esta metodología en particular, que es una versión personalizada de los conocidos OKRs de Intel y Google, nos fijaremos un plazo de una semana para ordenarnos. No me refiero a que en una semana estarás ordenado, sino que a que utilizaremos la semana como unidad de medida para priorizar, hacer y medir nuestro éxito. El utilizar una semana nos permite tomarnos el fin de semana para desconectarnos completamente y re-energizarnos, algo que es parte fundamental de cualquier sistema de productividad.
Dicho lo anterior, esto no significa que haya que dejar de lado los objetivos de más largo plazo. De hecho los proyectos y sus objetivos y tareas relacionadas muchas veces tampoco tienen una fecha de término. Lo que aquí haremos es implementar la semana como unidad de medida personal para hacer que una larga maratón sea una serie de sprints o carreras cortas.

Deconstruyendo tus objetivos


Imaginemos por un minuto un proyecto de muy largo plazo como es el aprender un idioma (Inglés). Utilizando este ejemplo, trabajaremos la deconstrucción de dicho proyecto. Te recomiendo en tu mente vayas haciendo lo mismo para un proyecto tuyo real y así sacar el mejor partido a este ejercicio.
Lo primero que debemos hacer es definir claramente el proyecto y su objetivo. En este caso, la pregunta que nos debemos hacer es: ¿Qué debe pasar para que finalmente digamos: Aprendí ya Inglés?”. La respuesta puede ser muy diferente para cada persona.

Algunos pensarán en que poder manejar una conversación con alguien en su lengua materna es suficiente, más otros podrán mirarlo desde la perspectiva de empleabilidad y apuntar a obtener un certificado que diga que saben hablar el idioma. Lo importante es que tú tengas claro cuál es la manera en que medirás el éxito del proyecto. En este ejemplo utilizaremos el obtener un certificado FCE (First Certificate in English) de la Universidad de Cambridge.
Qué pasa si aún no tengo claro cómo medir el final del proyecto, ¿puedo comenzar igual?. Definitivamente no. Comenzar sin un objetivo final claro es avanzar sin saber dónde vamos. Podemos argumentar que avanzamos en la dirección correcta, pero en la mayoría de los casos la falta de un objetivo se debe principalmente a que no tenemos claro el por qué hacemos lo que hacemos. Recomiendo tomar el tiempo y definir un resultado claro, alcanzable y medible, aunque sea algo a medio camino, es mejor a avanzar sin sentido.
Otros ejemplos de objetivos poco claros son: Mejorar mi estado físico, comer más sano, bajar de peso, caminar más, ser una mejor persona, pasar más tiempo con mi familia, ser un mejor profesional, hacer mejor mi trabajo, etc. ¿Ves el patron? Nada de esos objetivos pueden medirse ni llegar al final con la claridad de haberlo cumplido.

¡Aprendamos Inglés!


Volviendo al ejemplo, nuestro proyecto Aprender Inglés tiene como objetivo principal el “aprobar el FCE”. Si podemos hablar inglés fluido pero no aprobamos el FCE, no habremos cumplido nuestro objetivo.Por el contrario, si vamos a dar el FCE y lo aprobamos sin haber tomado ni un curso de Inglés, entonces sí habremos completado el proyecto. Por lo mismo es muy importante que el objetivo esté alineado con las posibilidades de lograrlo y las acciones requeridas para ello. En este caso podemos suponer con cierta certeza que si no sé nada de Inglés es muy poco probable sino imposible que apruebe el FCE sin preparación de por medio.

Desmembrando los Objetivos y Resultados Clave


El desafío es comenzar a deconstruír el objetivo final en objetivos intermedios que vayan construyendo nuestro camino. Los objetivos intermedios tienen que ser como los ladrillos de una casa e ir solidificando nuestro avance hacia el objetivo final.
Si reviso el cómo aprobar el examen del FCE (esto es sólo un ejercicio ficticio, desconozco los reales requerimientos), puedo imaginar que como referencia debo haber aprobado hasta el nivel C de Inglés escrito y hablado. Buscando en institutos encuentro que como principiante debo hacer los cursos A, B y C, y complementar con clases de Inglés hablado. Todo apunta a que ese es el orden y no puedo hacer uno antes que el otro.
Entonces, mi primer sub-objetivo es aprobar el curso de Inglés nivel A1. Para ello debo buscar un instituto de Inglés offline u online que me enseñe, ver el costo en tiempo y dinero, pagar y comenzar a ir a las clases.
Nuevamente hacemos “drill-down” y defino que para buscar un instituto de Inglés puedo preguntarle a mi profesor de Inglés en mi colegio, a un par de amigos que están actualmente estudiando y buscar en Internet Institutos cerca de donde vivo.
Puedo seguir eternamente deconstruyendo objetivos en tareas por lo mismo es importante ponerse el límite de llegar hasta tareas semanales. Entonces nos preguntamos: “¿Puedo cumplir la tarea de preguntarle a mi profesor de Inglés esta semana?” “¿Puedo bloquear una hora y sentarme en el computador a buscar online qué ofertas de cursos hay?”. Si la respuesta es que no, entonces seguimos con el ejercicio de deconstrucción. Si la respuesta es que si, entonces anotamos las tareas para dicha semana.

Cómo se ve en la práctica


En la práctica esto debería verse de la siguiente manera.
  • Objetivo: Elegir un instituto de Inglés donde estudiar (nótese el objetivo no es “buscar” sino que elegir. El objetivo estará cumplido al decidir y elegir uno)
  • Resultado Clave 1: Preguntarle a mis dos profesores de Inglés sobre dónde me recomiendan estudiar.
  • Resultado Clave 2: Sentarme durante 1 hora a buscar Institutos en Internet y seleccionar los mejores 5.
  • Resultado Clave 3: etc.
En resumen, si cumplo mis 3 objetivos claves puedo suponer con cierta certeza que tendré las herramientas necesarias para cumplir mi objetivo de dicha semana. No es siempre seguro, y hay muchas interpretaciones de cómo construir los objetivos y los resultados clave, pero en esta implementación recomiendo ir por algo simple y sencillo para ir configurando la metodología a tus preferencias.

El momento cero


Ahora que ya sabes utilizar una metodología de definición de Objetivos y Resultados Clave, te invito a elegir un proyecto y aplicarla.
Toma nota de tu proyecto, siéntate a pensar qué objetivos necesitas para cumplirlo y de construye los resultados clave que necesites para obtenerlo en pedazos que tomen a lo más una semana completar.

Encontrarás muchísimos errores, fallarás en los tiempos y en las definiciones. Habrá veces que sientes que cumpliste el objetivo aunque no hayas cumplido los resultados clave. Habrá semanas en que no harás nada porque otras cosas serán prioridades. Todo eso se aprende en el tiempo, las expectativas, tiempos y prioridades serán temas que iremos siempre revisitando pero responden principalmente a ti y tu capacidad de ordenar tu vida y ser más productivo.

Las herramientas


No necesitas herramientas especiales para llevar un listado de objetivos y resultados clave, pero he descubierto que a mi personalmente me ayuda mucho el tener un sistema donde pueda llevar mis proyectos en el largo plazo, mediano plazo y corto plazo, así como mis tareas semanales.
No me detendré en las herramientas en este post porque no quiero sesgar tu opinión ni que corras a descargar un to-do manager pensando que ahí está la respuesta. La respuesta está en sentarte a pensar y entender que un par de minutos que te tomes organizándote te ahorrarán muchísimo tiempo a futuro demás de darle un sentido y foco a tus proyectos.

Preguntas


Siempre que toco este tema hay muchas preguntas. Yo aún tengo preguntas sin resolver que voy testeando día a día en mis sistemas de productividad. Te invito a preguntar, a comenzar una conversación e incluso a aportar con tus ideas y tu set de herramientas a esta comunidad. Puedes comentar este artículo aquí mismo o hacerlo por Facebook o Twitter.
Finalmente, lo más importante es comenzar. Comienza ahora mismo ya que tu primer paso, aunque no sea perfecto, será mucho más productivo que no avanzar.

1 comentario:

  1. Podíais hacer q el artículos viese bien en dispositivos móviles para no tener q imaginarme la última palabra😢

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